Todesfall im Unternehmen: Leitplanken für die Kommunikation
Beim Todesfall im Unternehmen geht es um eine Kommunikation,
- die den Interessen der (Team-)Kolleg_innen gerecht wird;
- die Vertraulichkeit gegenüber dem oder der Verstorbenen wahrt; und
- die mögliche Wünsche der Angehörigen respektiert.
Beim Todesfall im Unternehmen spiegelt die Reaktion von Unternehmensvertretern die Integrität des Unternehmens. Ein großer Teil der anstehenden Aufgaben sind kommunikativer Natur, ihr Handling gelebte Unternehmenskultur.
Die oberste Regel dabei: Die Person, die kommuniziert, sollte sich damit wohlfühlen, ohne glatt zu wirken oder Empathie vermissen zu lassen. Schnelles Handeln ist von Vorteil, allerdings nur, wenn die Reaktion „echt“ gut durchdacht und sensibel ist. Der Blogartikel gibt Tipps und Leitplanken für die Kommunikation für den seltenen Fall „Todesfall im Unternehmen“. Dieser Artikel verlinkt Todo-Listen für HR-Mitarbeitende bei einem Todesfall im Unternehmen.
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Tipp 1: Ad-hoc-Kommunikations-Zelle bilden
Im Idealfall verteilen Sie Kommunikation auf mehrere Personen im Unternehmen: eine bis zwei Führungskräfte verantworten die Kommunikation ins Unternehmen hinein; eine Person übernimmt den Kontakt zu Hinterblieben (oder trauernden Mitarbeitenden). Eine dritte Person informiert, wenn nötig, Kunden oder Partner. Eventuell kennen Sie diese Art der Aufteilung schon aus einem Krisenkommunikationsplan.
Die so entstehende Kommunikationszelle hat einige Vorteile:
- Informationen dürfen hier geteilt werden (kann entlastend wirken) und bleiben trotzdem vertraulich.
- Ideen können im kleinen Kreis ausprobiert oder diskutiert werden.
- Sprachregelungen können kollaborativ bzw. im Mehr-Augen-Verfahren erarbeitet werden.
- Es ergibt sich ein automatisches Support-Netz für die Vor- und Nachbereitung von schwierigen Gesprächen (ähnlich einer Supervision, wie sie als Qualitätsmaßnahme im sozial-karitativen Bereich Standard ist).
Tipp 2: EINE Person hält Kontakt mit Hinterbliebenen
Es entlastet viele Hinterbliebene in den ersten Tagen nach dem Tod des An-/Zugehörigen ungemein, wenn eine dedizierte Person des Unternehmens den Kontakt mit Hinterbliebenen hält. Das erleichtert die Kommunikation, da die Hinterbliebenen nicht die richtigen Personen kennen müssen, und es nimmt die Angst, Fragen mehrfach beantworten zu müssen. Beides würde Kraft kosten, die nicht vorhanden ist.
Hier kann die Führungskraft die richtige Person sein, oder jemand aus der Personalabteilung. Und manchmal bietet es sich an, wenn ein Kollege oder eine Kollegin, die der_die Verstorbenen und möglicherweise sogar die An- und Zugehörigen gut kannten, in den ersten Tagen den Kontakt übernimmt.
Je nach Unternehmensgröße und -kultur vermittelt der Kontakt durch eine Gründerpersönlichkeit oder ein Mitglied der Geschäftsleitung eine Wertschätzung, die nicht nur bei den Hinterbliebenen, sondern vermutlich auch bei den eigenen Mitarbeitenden Eindruck hinterlässt.
Später sollte die Ansprechperson wechseln, bzw. es dürfen Personen dazu kommen: Eine Witwe wird über die Details einer Betriebsrente mit jemandem aus der HR-Abteilung sprechen. Wenn es möglich ist, dass ein_e HR-Mitarbeitende_r ansprechbar für alle HR-Angelegenheiten ist oder als Lotse / Lotsin fungiert, kann das auch nach der aktuen Phase hilfreich sein.
Leitplanken für die Kommunikation ins Team hinein
Vertrauen durch Kommunikation gewinnen oder verlieren
Bei einem Todesfall im Unternehmen ist die Kommunikation ins Unternehmen hinein Chefsache.
Dabei muss nicht der oder die Geschäftsführerin alles übernehmen; es kann beispielsweise auch jede Führungskraft die eigenen Teams informieren.
Egal, welche Aufgabe Sie bei einem Todesfall im Unternehmen übernehmen: Betrachten Sie die Kommunikation als Team-Sport, bei dem Sie sich miteinander vorbereiten.
Scheuen Sie sich nicht, die Sätze, die Sie beim All-Hands-Meeting zum Tod des Team-Mitglieds sagen möchten, vorher mit einer Kollegin oder einem Kollegen zu proben! Schreiben Sie den Text für die Bekanntmachung gemeinsam mit den Kommunikationskolleg_innen. Und stimmen Sie wichtige Botschaften vorab mit anderen Führungskräften ab.
Bei einem traurigen Anlass wie dem Todesfall im Unternehmen sollte jedes Wort sitzen. Denn zu schnell verlieren Sie durch ein unglücklich gewähltes Wort das Vertrauen von Mitarbeitenden.
Folgende Leitplanken können helfen, über einen Todesfall im Unternehmen zu sprechen. Passen Sie diese in einem Workshop Trauer-Management auf Ihre konkrete Situation an.
Zwiebelprinzip
Folgen Sie dem Zwiebelprinzip: War der oder die Verstorbene selbst Führungskraft, sollte das “verwaiste Team” die Todesnachricht zuerst erfahren; alternativ stehen an erster Stelle die Kollege_innen aus Team / Abteilung bzw. die engsten Kolleg_innen. Überlegen Sie zudem, ob es befreundete Kolleg_innen gibt und wer diesen die Todesnachricht überbringt (sofern sie noch nicht über private Kanäle vom Todesfall wissen).
In größeren Teams werden danach (oder parallel) die Mitglieder anderer Team-Mitglieder bis hin zum ganzen Unternehmen informiert. Handelt es sich um eine kleine Firma, “in der man sich kennt”, kann natürlich das gesamte Team gleichzeitig informiert werden.
Persönlich, wo immer möglich
Wenn Sie die Chance haben, Kolleg_innen persönlich zu informieren, tun Sie das! Bitten Sie die Kolleg_innen zudem um die Chance, Team-Mitglieder zu informieren, die nicht vor Ort sind und eng ebenfalls zum Team gehören.
Planen Sie für jedes Gespräch Zeit für Fragen und emotionale Reaktionen ein; und nehmen Sie sich Zeit zwischen Gesprächen, um sich neu vorzubereiten.
Bereiten Sie Angebote und Antworten vor
Die passende Art, das Gespräch über den Todesfall im Unternehmen oder im Team zu führen, hängt von den Menschen im Team ab.
- Spielen Sie Szenarien durch, wie Menschen auf die Todesnachricht reagieren könnten.
- Bereiten Sie Auffangangebote für Mitarbeitende vor: Mit wem können Mitarbeitende – falls nötig bzw. bei starker Betroffenheit – sprechen?
- Üben Sie Sprachregelungen, mit denen Sie beispielsweise über die Todesursache sprechen, die die Vertraulichkeit gegenüber dem oder der Verstorbenen wahren.
- Die Fragen, die Sie als erste hatten, gehen eventuell auch den Mitarbeitenden durch den Kopf.
- Formulieren Sie Ihre Antworten darauf in Ruhe vorab. Hilfreich können Sätze sein wie: Ich verstehe, dass Ihnen die Frage durch den Kopf geht, und ich bitte Sie zu verstehen, dass ich dazu nichts sagen darf.”
Unsicherheit nehmen UND auf Emotion aushalten
Sie werden verschiedene Reaktionen bekommen: Betroffenheit, Ungläubigkeit und Sprachlosigkeit, Tränen oder geschockte Reaktionen wie ein spontanes Verlassen des Raumes. Das ist erst mal nicht schlimm, solange es Sie nicht verunsichert.
Möglicherweise stellt auch jemand die Frage, wie es nach dem Todesfall für das Team weiter geht. Denn ja: Wenn ein Kollege oder eine Kollegin stirbt, hat das Auswirkungen auf die Arbeitslast der anderen Mitarbeitenden. Zu erfahren, wie es weitergeht oder wann über eine Aufgabenverteilung gesprochen wird, ist ein berechtigtes Anliegen der Mitarbeitenden.
Sprechen Sie Arbeitsverteilung an
Egal, ob Sie damit eine Frage beantworten oder es initiativ ansprechen: Kündigen Sie im ersten Gespräch an, wann Sie über Arbeitsverteilung, anstehende Projekte etc. sprechen möchten. Verbinden Sie das mit der Bitte, dass sich die Kolleg_innen Gedanken über Anstehendes machen – so werden Sie von Aufgaben erfahren, an die Sie eventuell nicht gedacht hatten.
Je nach Stimmung können Sie auch die zusätzliche Arbeitsbelastung direkt ansprechen. Damit signalisieren Sie: “Ich habe das auf dem Schirm.” Und Sie erleichtern es Mitarbeitenden, eine Überlastung anzusprechen, falls es sie beschäftigt.
Nehmen Sie Druck raus
Es kann sein, dass einzelne Mitarbeitende stark auf eine Todesnachricht reagieren. Neben einer engen Bindung zu_zur Verstorbenen spielen vielleicht eigene Ängste eine Rolle, oder es melden sich plötzlich (und im Arbeitskontext für viele Menschen unpassend) schmerzhafte Erfahrungen.
Das können Sie als Führungskraft nicht vermeiden, und in vielen Fällen reicht es als Reaktion eventuell schon, wenn Sie Druck aus dem aktuellen Arbeitstag rausnehmen.
Das gilt erst recht, wenn das Team gerade in einer kritischen Projektphase steckt oder anderweitig “unter Strom” steht. Thematisieren Sie das. Sätze wie “Überleg, was Du heute brauchst” oder “Bei all dem Druck, den wir gerade wegen Projekt X haben: Ein Kollege ist gestorben. Das darf uns erschüttern” können entlastend wirken und ein Gespräch eröffnen, was heute geht und was bis morgen warten kann.
Schlagen Sie eine gemeinsame Reaktion vor
Nachdem Sie Informationen gegeben haben, braucht es vielleicht Raum für Fragen und vor allem Reaktionen – egal wie sie ausfallen. Machen Sie dann einen Vorschlag, was das Team gemeinsam tun könnte: Bereiten Sie eine gemeinsame Kondolenzkarte vor oder überlegen Sie, ob Sie den Hinterbliebenen Blumen schicken möchten. In manchen Unternehmen ist ein Gedenkort passend, oder ein Abschiedsbuch, das später die Hinterbliebenen bekommen. Wichtig ist: Es passt, wenn es zum Team passt.
Recht auf Privatsphäre einhalten – auch von Kolleg_innen
Wenn bei einem Todesfall im Unternehmen Kolleg_innen mit freundschaftlichen Banden zur_zum Verstorbenen gibt, kennen diese eventuell mehr Details als Sie, und sind bereit, darüber im Kollegium zu sprechen. Es empfiehlt sich, über die Privatsphäre des_der Verstorbenen und der An- und Zugehörigen zu sprechen.
Zwei Hinweise regen zum Nachdenken an: Die Hinterbliebenen haben ein (zumindest moralisches) Anrecht zu bestimmen, welche Informationen über das Sterben des geliebten Menschen die Runde machen.
Recht auf Nicht-Wissen würdigen
Nicht alle Mitarbeitenden wollen mit Details zum Tod und Sterben eines anderen Menschen konfrontiert werden. Unabhängig von den Gründen haben sie ein Recht darauf, nicht mehr erfahren zu müssen, als für die Aufgabenerfüllung im beruflichen Kontext wichtig ist. Respektieren Sie diese Haltung öffentlich, damit sie nicht zu Irritation im Team führt. Finden Sie gemeinsam mit den Menschen in Ihrem Team eine Regelung, wie andere Kolleg_innen trotzdem Anteilnahme zeigen können.
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Sonderfall: ehemaliger Kollege / ehemalige Kollegin stirbt
Diese Leitplanken denken vom Tod eines aktiven Kollegen / einer aktiven Kollegin aus. Stirbt ein ehemaliger Mitarbeiter / eine ehemalige Mitarbeiterin, betrifft der Todesfall möglicherweise nur einen Teil der Belegschaft. Berücksichtigen Sie das eventuell bei der Kommunikation ins Team hinein, indem Sie die Gruppen für die Gespräche eventuell anders zusammensetzen.
Geben Sie neuen Kolleg_innen die Gelegenheit, etwas über das berufliche Erbe der Person zu erfahren: Sie hat damals das CRM eingeführt, mit dem wir arbeiten. Er hat diesen Prozess eingeführt und immer weiter verbessert. Sie war diejenige, die an jeden Geburtstag gedacht hat. Ihm war die gute Betreuung von uns als Azubis besonders wichtig.
Sonderfall Suizid
Beim Tod durch Suizid wiegt das Gebot der Verschwiegenheit noch schwerer. Hier empfiehlt sich eine besondere Wertschätzung des oder der Verstorbenen, verbunden mit einer Kommunikation, die explizit auf die Rechte der Hinterbliebenen nach Privatsphäre hinweist.
- “Auch wenn X gestorben ist, ich als seine_ihre Führungskraft dem Vertrauensverhältnis / der Vertraulichkeit Ich hoffe, Sie verstehen, dass ich dazu nichts sagen darf.”
- Appellieren Sie explizit an den Respekt gegenüber dem_der Verstorbenen: “Ich bitte Sie, aus Respekt vor (Name des Verstorbenen) und den Hinterbliebenen darüber nicht zu spekulieren.”
Wenn es um einen Suizid im beruflichen Umfeld handelt, finden Sie viele wertvolle Informationen in der Veröffentlichung Unterstützungsangebote nach einem Suizid im beruflichen Umfeld.
Sonderfall Arbeitsunfall
Im Fall eines Tods durch einen Arbeitsunfall könnte bei Kolleg_innen ein Unsicherheitsempfinden entstehen, das Sie unbedingt adressieren sollten. Eine Entschuldigung bei den Hinterbliebenen wie auch Kolleg_innen kann ratsam sein.
Ein Arbeitsrechtler wird Ihnen davon vermutlich abraten, da eine Entschuldigung als Schuldeingeständnis gewertet ist. Als Gegenposition: Eine klare Kommunikation wirkt dem Eindruck entgegen, es würden Dinge verschleppt oder vertuscht. Damit verhindern Sie Schaden an der Loyalität der Mitarbeitenden.
Beachten Sie auch hier den Balanceakt zwischen Vertraulichkeit und Informationsbedürfnis.
Dies ist der zweite Teil einer Serie.
- Teil 1 verlinkt und sammelt Aufgaben für HR und Führungskräfte, wenn ein Mitarbeitender stirbt.
- Dieser Artikel (Teil 2) stellt Leitplanken für die Kommunikation zusammen.
- Teil 3 stellt Impulse für Kolleg_innen zusammen, wenn ein Team-Mitglied stirbt.
- Teil 4 behandelt den Fall, wenn ein Kollege oder eine Kollegin trauert.
- In einem individuellen Workshop Trauer-Management bereiten Sie den Ernstfall vor: Sie individualisieren die Kommunikationsleitplanken, entwickeln Handlungsoptionen und sammeln Ressourcen für Führungskräfte.
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