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Bild: Skylar Kang, Pexels 6044836

Ein Mitarbeiter stirbt: Was passiert?

Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter stirbt. Was ist aus Unternehmenssicht zu tun?

Der Artikel verlinkt auf Vorlagen und Mustertexte, Checklisten, und ausführliche Artikel zu Einzelfragen, die beim Tod eines oder einer Mitarbeitenden hilfreich sein können für HR-Experten, die Unternehmensleitung und speziell die Führungskraft des_der Verstorbenen.

Teil zwei dieser Serie stellt Leitplanken für die Kommunikation zusammen. Teil 3 trägt Verhaltenstipps und gemeinsame Trauer-Gesten für Kolleg_innen zusammen. Teil 4 schaut auf den Fall, wenn ein Kollege oder eine Kollegin nach einem Todesfall Familie oder Freundeskreis trauert

Ein Mitarbeiter stirbt. Nicht selten herrschen im Unternehmen Betroffenheit und eine gewisse Sprachlosigkeit. Wie verhält man sich als Führungskraft oder Person aus der Unternehmensleitung? Was muss ich tun? Und was kommt auf die HR-Abteilung zu?

In diesem Artikel geht es um die Aufgaben von HR und Führungskräften, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter stirbt.

Der zweite Teil der Artikelserie teilt Gedanken, welchen Grundsätzen die Kommunikation über den Todesfall folgen kann.

Mitarbeiter_in verstorben: Was kommt auf die HR-Abteilung zu?

 

Links und Infos zu folgenden Themen

  • Entgelt, Urlaubs- und Arbeitszeitkonten, Regelungen aus Tarif- und Arbeitsverträgen
  • Abmeldung von Sozialversicherungen
  • Sonderfall Tod durch Arbeitsunfall
  • Rückgabe von Unternehmenseigentum bzw. Eigentum des_der Verstorbenen

Tod Mitarbeiter_in: Checkliste zum Entgelt (mit Links)

Auf Mitarbeitende in HR-Abteilungen kommen nach dem Tod eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin einige Aufgaben zu.

Eine ausführliche Checkliste gibt es beispielsweise bei sekretaria.de, hier ein kurzer Einblick:

  • Zum einen geht es um offene Zahlungen, zum Beispiel das Entgelt bis zum Todestag, oder die Auszahlung offener Urlaubsansprüche oder aus Arbeitszeitkonten. Auch die Ansprüche der Hinterbliebenen bezüglich der betrieblichen Altersvorsorge müssen geprüft werden. Checklisten-artige Überblicke geben Artikel bei haufe.de und anwalt.de
  • Je nach Tarif- oder Arbeitsvertrag können Hinterbliebene ein Anrecht auf zusätzliche Leistungen ausgelöst werden, etwa aus der Sterbegeldversicherung der IG BCE. 
  • Schließlich muss der verstorbene Arbeitnehmer bei den Sozialversicherungen abgemeldet werden, da mit dem Tod das Arbeitsverhältnis endet (siehe zum Beispiel die Übersicht im TK-Lexikon).

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Arbeitsunfall und Arbeitsmaterialien

Beim Tod durch einen Arbeitsunfall gelten einige Sonderregelungen, von Versicherungsleistungen bis zum Sterbegeld in einigen Brachen, wie der Artikel bei arbeitsvertrag.org aufführt. Für genaue Infos zu den Berufen im eigenen Unternehmen helfen die Berufsgenossenschaften weiter.

Je nach Setup kann es Aufgabe der Personalabteilung sein, die Rückgabe von Arbeitsmaterialien, die vom Arbeitgeber gestellt wurden, abzuwickeln. Dazu gehören neben Laptop oder Handy auch Schlüssel, Dokumente, ein Firmenwagen oder Arbeitskleidung. Hier ist das Timing entscheidend. Eine feste Regel gibt es nicht, und wenn irgend möglich kommt es bei den Hinterbliebenen sicher gut an, wenn die Anfrage später statt früher kommt.

Eine Möglichkeit für den Kontakt ist das Angebot, persönliche Gegenstände des oder der Verstorbenen (etwa vom Schreibtisch oder aus einem Spind) zurück zu gegeben. Ratsam kann zudem sein, sich zu melden mit den Hinweis, dass es Dinge zu besprechen gibt – und dann einen Termin auszumachen. Der Hintergrund: Viele akut Trauernde kennen Konzentrationsstörungen. Für sie kann es hilfreich sein, wenn sie sich auf das Gespräch vorbereiten können und eventuell eine “stabile Person” im Gespräch dabei haben, die im Nachgang beim Erinnern wie beim Abwickeln hilft.

Ratsam ist, sich den Erbschein vorlegen zu lassen, um den richtigen Personen vererbte Ansprüche auszuzahlen. Anders ist es, wenn das Sterbegeld, wie in einigen Tarifverträgen geregelt, an die Hinterbliebenen ausbezahlt wird (siehe im Detail den Abschnitt über “Empfangsberechtigung von Leistungen” bei anwalt.de).

Kontakt mit An- und Zugehörigen

Für den Kontakt mit den An- und Zugehörigen lohnt sich ein Blick auf die Überlegungen zur Kommunikation in Teil 2 dieser Serie.

Reaktion des Unternehmens bei Tod einer_s Mitarbeitenden ist Kulturfrage!

Das Gespräch mit einem Arbeitsrechtler bringt zusätzliche Klarheit über Muss- und Kann-Leitungen des Arbeitgebers an die Hinterbliebenen. Und die rechtliche Seite allein ist kein ausreichender Ratgeber: Wie den Hinterbliebenen welche Leistungen angeboten werden, zeigt Wertschätzung für Mitarbeitende – und ist deswegen zuallererst eine Frage der Unternehmenskultur!

Das tun Führungskräfte, wenn Mitarbeitende sterben

 

Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter stirbt, ist die direkte Führungskraft oft die erste Person, die das erfährt. Denn hier melden sich die Hinterbliebenen mit der Todesnachricht, alternativ bei der Personalabteilung.

Konkrete Pflichten gibt es nur wenige, gute Beispiele fürs Verhalten (gegen Fettnäpfchen) schon mehr. Petra Sutor nennt im Human Resources Manager sieben Fallen, die Sie als Führungskräfte vermeiden möchten.

Mitarbeiterin / Mitarbeiter stirbt: Tipps für Führungskräfte in der Akutsituation

Raum für Schock UND Arbeitsbelastung öffnen

Als Führungskraft werden sie vermutlich die Person sein, die den Mitgliedern Ihres Teams oder Abteilung die Todesnachricht überbringen (hier einige Gedanken zur Kommunikation). Das sollte möglichst schnell geschehen, und gleichzeitig sollten Sie sich so viel Zeit nehmen, dass Sie mit Fingerspitzengefühl agieren können.

Gleichzeitig sind Sie dafür verantwortlich, dass wichtige Aufgaben des Verstorbenen von einer anderen Person übernommen bzw. erledigt werden, und dass anstehende Aufgaben oder Projekte neu verteilt werden. Für ein gutes Timing und eine Anmoderation, die nicht pietätlos wirkt, hilft es,

  • wenn Sie die Stimmung im Team gut einschätzen können: Passt es, wenn Sie es anbringen? Oder brauchen Schock oder Trauer noch Raum?
  • wenn Sie sich gut vorbereiten, wie Sie das Thema anschneiden: Wie begründen Sie, wenn eine wichtige oder dringende Aufgabe schnell von jemand anderes übernommen werden soll?
  • wenn Sie einen Ausblick geben, wie Sie Abhilfe beim Thema Arbeitsbelastung schaffen (falls notwendig): Wie wird die zusätzliche Arbeitsbelastung perspektivisch verteilt?

Im Gespräch mit Mitarbeitenden Empathie zeigen

Beim Thema Tod und Sterben kann ein als wenig empathisch empfundenes Verhalten Sie schnell das Vertrauen von Team-Mitgliedern kosten. Als Führungskraft sind Sie die Person, die Raum für Trauer oder ein gemeinsames Gedenken schafft – oder eben nicht. Eine Pauschalregelung dafür, was Teams oder einzelne Mitarbeitende brauchen, gibt es nicht.

  • Verlassen Sie sich darauf, wie Sie einzelne Menschen und Ihr Team als Ganzes kennen – UND schauen Sie genau hin, wie die Reaktionen sind.
  • Entscheiden Sie dann, wie viel Raum Sie dem Schock und dem Andenken geben.
  • Fragen Sie im Zweifel, was sich die betroffenen Kolleg_innen jetzt wünschen würden.

Eigene Grenzen beachten

Vor dem Tun lohnt sich ein Blick in den inneren Spiegel: Was brauchen Sie, um gut für sich und gut für andere zu agieren?

Denn: Eine Todesnachricht darf Jede_n aus der Fassung bringen. Welcher Person aus Ihrem unternehmensinternen Netzwerk können Sie einen initialen Schock mitteilen? Gibt es vielleicht eine Führungskraft auf dem gleichen Level, mit der_dem Sie sich bei kniffligen Themen austauschen, und auf deren Vertraulichkeit Sie sich verlassen können? Sie können auch die formal bestellte Vertrauensperson des Unternehmens ansprechen, oder ein_e Coach, mit dem Sie arbeiten oder gearbeitet haben.

Sobald oder wenn Sie emotional gefasst sind, ist ein Gespräch mit der eigenen Führungskraft oder einer speziellen HR-Ansprechperson ein sinnvoller Schritt. Dieses Gespräch sollten Sie unbedingt führen, bevor Sie anderes Unternehmen. So geraten Sie nicht in eine Situation, die sich nur schwer rückgängig machen lässt.

Nach dieser Abstimmung sollten Sie möglichst schnell in die Kommunikation mit den Mitarbeitenden einsteigen.

Dies ist der erste Teil einer Serie.

Hier geht es zu den

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