When an Employee Dies: What needs to happen?
Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter stirbt. Nicht selten herrschen im Unternehmen Betroffenheit und eine gewisse Sprachlosigkeit. Wie verhält man sich als Führungskraft oder Person aus der Unternehmensleitung? Was muss ich tun? Und was kommt auf die HR-Abteilung zu?
Der Artikel stellt Informationen bereit, was HR-Experten oder die Führungskraft eines verstorbenen Team-Mitglieds tun sollten.
The last part deals with the question: What happens if your boss dies?
Mitarbeiter:in verstorben: Das tut die Personalabteilung
- Mit Führungskraft des:der Mitarbeitenden und Unternehmensleitung klären: Wer ist im Kontakt mit Zugehörigen?
- Offene Ansprüche aus Urlaubstagen, Arbeitszeitkonten etc. zusammentragen
- Arbeitsverträge, Betriebs- und Tarifvereinbarungen prüfen: Welche Regelungen gibt es bzgl. Sterbegeld, Entgeltfortzahlung etc.
- bei Sozialversicherungen abmelden (Arbeitgeber-Anteile)
- Sonderregeln bei Arbeitsunfällen beachten (Berufsgenossenschaft, siehe unten).
- Vorab prüfen: Wer organisiert (perspektivisch) die Rückgabe von Arbeitgeber-Eigentum wie Schlüssel, Mobiltelefon etc.?
- Bei allen Ansprüchen: Erbschein gibt Sicherheit, wem Leistungen zustehen.
Umgang mit einem Arbeitsunfall
Beim Tod durch einen Arbeitsunfall gelten einige Sonderregelungen, von Versicherungsleistungen bis zum Sterbegeld, das in einigen Branchen qua Tarifvertrag fällig wird. Beispiele gibt es in diesem Artikel bei arbeitsvertrag.org.
Arbeiten Sie mit der Polizei oder Ermittlungsbehörden zusammen, die im Fall eines Unfalls aktiv werden müssen. Die interne Kommunikation im Fall eines Arbeitsunfalls ist Sache der Unternehmensleitung, gerade falls zum Beispiel Ermittlungen eingeleitet werden, oder falls Angehörige Ansprüche gegen den Arbeitgeber geltend machen könnten.
Außerdem müssen Sie die Berufsgenossenschaften informieren, die in solchen Fällen ebenfalls wissen, was Sie genau zu tun haben.
Was passiert mit Arbeitsmaterialien?
Es kann Aufgabe der Personalabteilung sein, die Rückgabe von Arbeitsmaterialien abzuwickeln, die vom Arbeitgeber gestellt wurden. Dazu gehören neben Laptop oder Handy auch Schlüssel, interne Dokumente, ein Firmenwagen oder Arbeitskleidung. Hier ist das Timing entscheidend. Eine feste Regel gibt es nicht, und wenn möglich kommt es bei den Hinterbliebenen sicher gut an, wenn die Anfrage später statt früher kommt.
Kontakt zu Angehörigen
Direkt nach dem Todesfall sollten Sie im Idealfall mit der Führungskraft und der Unternehmensleitung abstimmen, wer im Kontakt mit den Angehörigen bleibt.
Wenn ein paar Woche vergangen sind, können Sie sich mit dem Angebot melden, persönliche Gegenstände des oder der Verstorbenen zurückzugeben, etwa vom Schreibtisch oder aus einem Spind.
Ratsam kann zudem sein, sich schriftlich bei Zugehörigen mit dem Hinweis zu melden, dass es Dinge zu besprechen gibt – und dann einen Termin für ein längeres Gespräch auszumachen. Der Hintergrund: Viele akut Trauernde kennen Konzentrationsstörungen. Für sie kann es hilfreich sein, wenn sie sich auf das Gespräch vorbereiten können und eventuell eine „stabile Person“ im Gespräch dabei haben, die im Nachgang beim Erinnern wie beim Abwickeln hilft.
Es gibt zudem die Möglichkeit, sich den Erbschein vorlegen zu lassen, um den richtigen Personen vererbte Ansprüche auszuzahlen. Anders ist es, wenn das Sterbegeld, wie in einigen Tarifverträgen geregelt, an die Hinterbliebenen ausbezahlt wird (siehe im Detail den Abschnitt über „Empfangsberechtigung von Leistungen“ bei anwalt.de).
Für weitere Infos zum Kontakt mit An- und Zugehörigen nach dem Tod eines: einer Mitarbeitenden lohnt sich ein Blick auf die Überlegungen zur Kommunikation in Teil 2 dieser Serie.
Vorbereitet sein
Sie möchten das Thema vertiefen oder auf einen möglichen Todesfall vorbereitet sein? Kontaktieren Sie mich für Ihren Workshop Trauer-Management.
Reaktion des Unternehmens bei Tod eines/einer Mitarbeitenden ist Kulturfrage!
Es gibt Muss- und Kann-Leistungen des Arbeitgebers für Hinterbliebene eines verstorbenen Team-Mitglieds.
Und die rechtliche Seite allein ist kein guter Ratgeber: Wie den Hinterbliebenen welche Leistungen angeboten werden, zeigt Wertschätzung für Mitarbeitende – und ist deswegen zuallererst eine Frage der Unternehmenskultur!
What Managers Need to Do when an Employee dies
Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter stirbt, ist die direkte Führungskraft oft die erste Person, die davon erfährt.
Was tut sie dann? Konkrete Pflichten gibt es nur wenige, gute Beispiele fürs Verhalten (gegen Fettnäpfchen) schon mehr.
- Mit An-/Zugehörigen klären: Was darf intern bekannt werden?
- Aktivitäten intern, mit HR, der eigenen Führungsperson und/oder Unternehmensleitung besprechen: Wer tut was? Wer ist für was und wen zuständig?
- Sobald Absprachen intern und mit Zugehörigen getroffen sind: Todesfall ins Team kommunizieren.
- Seien Sie auf starke Emotionen gefasst. Und auch ein Ignorieren oder „Zurück zur Tagesordnung“ kann im ersten Schock vorkommen.
- Besprechen Sie im Team des:der Verstorbenen die Arbeitsverteilung. Schauen Sie darauf, dass auf Dauer keine Überlastung einzelner Kolleg:innen eintritt. Denn nach einem Todesfall kann es etwas dauern kann, bis eine Stelle neu besetzt wird.
- Wie geht es Ihnen mit der Nachricht? Trauen Sie sich, Ihre eigenen Grenzen zu beachten, und suchen Sie Entlastung bei anderen.
Creating an safe space for your team's shock AND workload questions
As a manager, you will probably be the person who delivers the death notice to the members of your team or department (here are some thoughts on communication). This should be done as quickly as possible, while at the same time taking as much time as you need to act with tact.
At the same time, you are responsible for ensuring that important tasks are taken over or completed by another person and that upcoming tasks or projects are redistributed. It helps to ensure good timing and a presentation that does not seem irreverent,
- if you can assess the mood in the team: Does it fit when you bring up the topic of workload? Or do shock or sadness still need space?
- if you prepare well how you approach the topic: How do you justify when an important or urgent task should be quickly taken over by someone else?
- if you provide an outlook on how you will remedy the issue of workload (if necessary): How will the additional workload be distributed in perspective?
Show empathy in conversations with employees
When it comes to death and dying, behavior that is perceived as less than empathetic can quickly cost you the trust of team members. As a manager, you are the person who creates space for mourning or commemoration - or not. There is no one-size-fits-all rule for what teams or individual employees need.
- Rely on your knowledge about the individuals in your team and your team as a whole - AND take a close look at how they react in the situation.
- Then decide on the space you can give to shock and the commemorating.
- Fragen Sie im Zweifel, was sich die betroffenen Kolleg:innen jetzt wünschen würden.
Be aware of your own limits
Before you start, it's worth taking a look in the mirror: What do you need to do well for yourself? So you can be there for others.
Denn: Eine Todesnachricht darf Jede:n aus der Fassung bringen. Welcher Person aus Ihrem unternehmensinternen Netzwerk können Sie einen initialen Schock mitteilen? Gibt es vielleicht eine Führungskraft auf dem gleichen Level, mit dem/der Sie sich bei kniffligen Themen austauschen, und auf deren Vertraulichkeit Sie sich verlassen können? Sie können auch die formal bestellte Vertrauensperson des Unternehmens ansprechen, oder ein:e Coachin wie mich, die im Umgang mit Trauer am Arbeitsplatz versiert ist.
As soon as or when you are emotionally composed, a conversation with your manager or your HR contact person might be a good step. Consider if you would like to have this conversation before take another steps. That way, you won't end up in a situation that is difficult to reverse.
After this, start the communicating with employees as quickly as possible.
Grief Management in Organizations: Offers
And if Your Boss Dies?
If a company manager dies please distinguish: Is it your manager that died, and there is other personnel in the organization taking over responsibilities? Or is the boss the owner of the organization?
This applies if the owner of the company dies
First of all: Even if the boss dies, the organization continues to exist from a legal point. So do employment contracts (with all rights and obligations). This is because the employer is usually not the private person, but the organization itself. And that still belongs to someone, e.g. to a group of owners or to the heirs of the deceased person.
Das bedeutet kurzfristig: Arbeitnehmer:innen müssen weiter arbeiten und der Arbeitgeber muss Lohn bzw. Gehalt zahlen. Eine fristlose Kündigung ist nur in ganz wenigen Ausnahmefällen rechtens.
How things go in the medium term depends on how heirs wish to proceed. If there are other owners who buy up shares in the organization or take on new partners, nothing formally changes.
And there will probably be changes, especially if a founder or someone with a central role drops out. In Germany, an interim director can be appointed if the sole director dies.
However, if the deceased was the main owner (and there are no succession arrangements), it is also possible that the heirs will sell or dissolve the organization, and in this case, terminations may also occur, albeit with regular notice periods. It is only these that end the employment relationship, not the death of the boss.
And who will take care of employees and ongoing business in the meantime??
That's an interesting question. Maybe the existing management team fills the gap or brings in reinforcements. Ideally, managers and heirs will inform employees proactively and listen carefully to their concerns – because ultimately, this is the basis to ensure business continuity.
Even if it seems of secondary importance to heirs or executives, good communication is important in this situation, as uncertainty is directly detrimental to employee productivity and loyalty. External consultants are useful for overcoming one's own speechlessness, prioritizing the mountain of tasks and developing suitable rituals for the orphaned team.
If a manager dies
In dieser Situation sind andere Führungskräfte im Unternehmen gefragt: Oft sind das eine Stellvertretung und die nächsthöhere Führungsebene, also Chef:in der eigenen Führungskraft.
Falls die stellvertretende Leitung die Führungsrolle nicht übernimmt (aus was für Gründen auch immer), kann es sein, dass eine andere Führungskraft kommissarisch die Verantwortung für ein Team, einen Bereich, eine Abteilung… übernimmt. In der Regel wird die Stelle nachbesetzt, oder die Kolleg:innen werden auf andere Führungskräfte verteilt. Je nach Unternehmenskultur werden Mitarbeitende hier einbezogen und laufend informiert.
And how can employees grieve for their managers?
Employees should be given the opportunity to grieve for a deceased manager. This aspect is just as much a part of successfully managing the situation as clarifying professional and personal responsibilities.
What is appropriate depends on the corporate culture. There are several options, from a book of condolence to a farewell party or a get-together.
Are you looking for ideas? Contact me!
This is part 1 of a series of articles.
- Part 2 compiles guidelines for communication within a team and with the bereaved.
- Teil 3 stellt Impulse für Kolleg:innen zusammen, wenn ein Team-Mitglied stirbt.
- Part 4 deals with the case when a colleague is grieving.
- In the Workshop on Grief Management , you prep your organization for actual cases.
Click here to see more