Todesfall im Unternehmen: Leitplanken für die Kommunikation
Ein Todesfall im Unternehmen ist eine Management-Aufgabe – und eine mit viel Kommunikation.
Es geht darum verschiedene Interessen in Einklang zu bringen:
- Vertraulichkeit gegenüber dem oder der Verstorbenen wahren,
- die Interessen der (Team-)Kolleg:innen berücksichtigen,
- mögliche Wünsche der Angehörigen respektieren, und
- die Situation so zu handeln, dass der Erfolg wichtiger Projekte und Aufgaben nicht gefährdet wird.
Beim Todesfall im Unternehmen spiegelt die Reaktion von Unternehmensvertretern die Integrität des Unternehmens. Ein großer Teil der anstehenden Aufgaben sind kommunikativer Natur, ihr Handling gelebte Unternehmenskultur.
Dieser Artikel gibt Führungskräften und HR-Expert:innen konkrete Tipps und zeigt Leitplanken für die Kommunikation für den seltenen Fall „Todesfall im Unternehmen“:
- Bilden Sie ein Krisenteam, das alle Aspekte des Todesfalls handelt.
- Bündeln Sie den Kontakt zu Angehörigen bei einer Person.
- Krisenkommunikation ist Chefsache (und Teamsport).
- Stellen Sie Leitplanken für die Kommunikation ins Team auf.
- Ermöglichen Sie Kolleg:innen evtl. eien Verabschiedung.
- Wägen Sie bei einem Arbeitsunfall oder Suizid besonders gut ab.
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Schnelles Handeln ist von Vorteil, vor allem, wenn die Reaktion „echt“ ist, gut durchdacht und sensibel. Wenn Sie sich unsicher sind, sprechen Sie Ihre Reaktion als Vertreter:in des Unternehmens mit jemandem durch.
Dafür hat sich eine Kommunikationszelle für die Krisenkommunikation bewährt:
Dies ist der zweite Teil einer Serie:
- Der erste Artikel fasst Aufgaben von HR und Führungskräften zusammen, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter stirbt (inklusive Links zu Checklisten und hilfreichen Artikeln).
- Teil drei hat Tipps für Kolleg:innen.
- Teil vier beschäftigt sich mit dem Fall, wenn ein Kollege oder eine Kollegin trauert.
- Teil fünf ist eine Checkliste für Führungskräfte, die trauernde Mitarbeitende im Team haben.
- Teil sechs gibt Tipps, wie Sie Mitarbeitende betreuen, die gerade am Arbeitsplatz von einem Unfall oder Todesfall im engsten Umfeld erfahren.
Tipp 1: Ad-hoc-Kommunikations-Zelle bilden
Die Person, die kommuniziert, sollte sich damit wohlfühlen, ohne glatt zu wirken oder Empathie vermissen zu lassen.
Ansonsten bewährt es sich, die Kommunikation auf mehrere Personen im Unternehmen zu verteilen:
- eine bis zwei Führungskräfte verantworten die interne Kommunikation ins Unternehmen hinein;
- eine Person übernimmt den Kontakt zu Hinterbliebenen (oder trauernden Mitarbeitenden);
- eine dritte Person informiert, wenn nötig, Kunden oder Partner.
Eventuell kennen Sie diese Art der Aufteilung schon aus einem Krisenkommunikationsplan.
Falls es das in Ihrem Unternehmen gibt, werden alle Teams von einer Person unterstützt, die Erfahrung in Krisen-Kommunikation hat.
Die so entstehende Kommunikationszelle hat einige Vorteile:
- Informationen dürfen geteilt werden (kann entlastend wirken) und bleiben trotzdem vertraulich.
- Ideen werden im kleinen Kreis ausprobiert oder diskutiert.
- Sprachregelungen werden kollaborativ bzw. im Mehr-Augen-Verfahren erarbeitet.
- Es ergibt sich ein automatisches Support-Netz für die Vor- und Nachbereitung von schwierigen Gesprächen (ähnlich einer Supervision, wie sie als Qualitätsmaßnahme im sozial-karitativen Bereich Standard ist).
Bereiten Sie Ihre Organisation auf Trauer- und Krisenfälle vor:
♦ Details zum Workshop Trauer-Management ♦
Tipp 2: EINE Person hält Kontakt mit Hinterbliebenen
Es entlastet viele Hinterbliebene in den ersten Tagen nach dem Tod des An-/Zugehörigen ungemein, wenn eine dedizierte Person des Unternehmens den Kontakt mit Hinterbliebenen hält. Das erleichtert die Kommunikation, da die Hinterbliebenen nicht die richtigen Personen kennen müssen, und es nimmt die Angst, Fragen mehrfach beantworten zu müssen. Beides würde Kraft kosten, die nicht vorhanden ist.
Hier kann die Führungskraft die richtige Person sein, oder jemand aus der Personalabteilung. Und manchmal bietet es sich an, wenn ein Kollege oder eine Kollegin, die der:die Verstorbenen und möglicherweise sogar die An- und Zugehörigen gut kannten, in den ersten Tagen den Kontakt übernimmt.
Je nach Unternehmensgröße und -kultur vermittelt der Kontakt durch eine Gründerpersönlichkeit oder ein Mitglied der Geschäftsleitung eine Wertschätzung, die nicht nur bei den Hinterbliebenen, sondern vermutlich auch bei den eigenen Mitarbeitenden Eindruck hinterlässt.
Später sollte die Ansprechperson wechseln, bzw. es dürfen Personen dazukommen: Eine Witwe wird über die Details einer Betriebsrente mit jemandem aus der HR-Abteilung sprechen. Wenn es möglich ist, dass ein:e HR-Mitarbeitende:r ansprechbar für alle HR-Angelegenheiten ist oder als Lotse / Lotsin fungiert, kann das auch nach der akuten Phase hilfreich sein.
Tipp 3: Kommunikation im Krisenfall ist Chefsache
Bei einem Todesfall im Unternehmen ist die Kommunikation ins Unternehmen hinein Chefsache.
Dabei muss nicht der oder die Geschäftsführerin alles übernehmen; es kann beispielsweise auch jede Führungskraft die eigenen Teams informieren.
Egal, welche Aufgabe Sie bei einem Todesfall im Unternehmen übernehmen: Betrachten Sie die Kommunikation als Team-Sport, bei dem Sie sich miteinander vorbereiten.
Scheuen Sie sich nicht, die Sätze, die Sie beim All-Hands-Meeting zum Tod des Team-Mitglieds sagen möchten, vorher mit einer Kollegin oder einem Kollegen zu proben! Schreiben Sie den Text für die Bekanntmachung gemeinsam mit den Kommunikationsexpert:innen. Und stimmen Sie wichtige Botschaften vorab mit anderen Führungskräften ab.
Bei einem traurigen Anlass wie dem Todesfall im Unternehmen sollte jedes Wort sitzen. Denn zu schnell verlieren Sie durch ein unglücklich gewähltes Wort das Vertrauen von Mitarbeitenden.
Folgende Leitplanken können helfen, über einen Todesfall im Unternehmen zu sprechen. Passen Sie diese in einem Workshop Trauer-Management auf Ihre konkrete Situation an.
Leitplanken für die Kommunikation ins Team hinein
Zwiebelprinzip
Folgen Sie beim Informieren über den Todesfall einem Zwiebelprinzip für die Reihenfolge:
- Zuerst erfahren direkte Kolleg:innen aus Team oder der Abteilung vom Todesfall.
- Achten Sie bei jedem Schritt auf einzelne Kolleg:innen, die eventuell mit der verstorbenen Person enger oder sogar befreundet waren.
- War der oder die Verstorbene selbst Führungskraft, bekommt die oberste Führungsriege die Todesnachricht zuerst und dann das „verwaiste Team“.
- Anschließend informieren andere Führungskräfte die Mitglieder anderer Teams, zuerst diejenigen mit Bezug zu verstorbenen Person, also beispielsweise Teams benachbarter Abteilungen.
- Erst dann wird das ganze Unternehmen informiert, etwa über einen Eintrag im Teams oder Slack.
- Handelt es sich um eine kleine Firma, „in der man sich kennt“, kann die Unternehmensführung nach den engsten Kolleg:innen das Team gleichzeitig informieren.
Persönlich, wo immer möglich
Wenn Sie die Chance haben, Kolleg:innen persönlich zu informieren, tun Sie das!
Ein persönliches Gespräch ist besser als ein Call; und ein Gespräch über Teams / Zoom besser als eine Nachricht.
Bitten Sie die Kolleg:innen zudem darum, dass Sie selbst Team-Mitglieder informieren, die gerade nicht vor Ort sind und ebenfalls zum Team gehören.
Planen Sie für jedes Gespräch Zeit für Fragen und emotionale Reaktionen ein.
Und ganz wichtig: Nehmen Sie sich Zeit zwischen Gesprächen, um sich neu vorzubereiten und nicht von den Emotionen überrollt zu werden.
Bereiten Sie Angebote und Antworten vor
Die passende Art, das Gespräch über den Todesfall im Unternehmen oder im Team zu führen, hängt von den Menschen im Team ab.
- Spielen Sie Szenarien durch, wie Menschen auf die Todesnachricht reagieren könnten.
- Bereiten Sie Auffangangebote für Mitarbeitende vor: Mit wem können Mitarbeitende – falls nötig bzw. bei starker Betroffenheit – sprechen?
- Üben Sie Sprachregelungen, mit denen Sie beispielsweise über die Todesursache sprechen, die die Vertraulichkeit gegenüber dem oder der Verstorbenen wahren.
- Die Fragen, die Sie als erste hatten, gehen eventuell auch den Mitarbeitenden durch den Kopf. Formulieren Sie Ihre Antworten darauf in Ruhe vorab. Hilfreich können Sätze sein wie: Ich verstehe, dass Ihnen die Frage durch den Kopf geht, und ich bitte Sie zu verstehen, dass ich dazu nichts sagen darf.“
- Bleiben Sie in der Sprache so klar wie möglich. Kurze Sätze und klare Aussagen sind in dieser Situation immens wichtig.
Unsicherheit nehmen UND auf Emotion aushalten
Sie werden verschiedene Reaktionen bekommen: Betroffenheit, Ungläubigkeit und Sprachlosigkeit, Tränen oder geschockte Reaktionen wie ein spontanes Verlassen des Raumes. Das ist erst mal nicht schlimm, solange es Sie nicht verunsichert. Seien Sie deswegen auf alles Mögliche gefasst.
Sprechen Sie Arbeitsverteilung an
Möglicherweise stellt auch jemand die Frage, wie es nach dem Todesfall für das Team weitergeht. Denn ja: Wenn ein Kollege oder eine Kollegin stirbt, hat das Auswirkungen auf die Arbeitslast der anderen Mitarbeitenden. Zu erfahren, wie es weitergeht oder wann über eine Aufgabenverteilung gesprochen wird, ist ein berechtigtes Anliegen der Mitarbeitenden.
Egal, ob Sie damit eine Frage beantworten oder es initiativ ansprechen: Kündigen Sie im ersten Gespräch an, wann Sie mit dem Team über Arbeitsverteilung, anstehende Projekte etc. sprechen möchten. Verbinden Sie das mit der Bitte, dass sich die Team-Mitglieder Gedanken über Anstehendes machen – so werden Sie von Aufgaben erfahren, an die Sie eventuell nicht gedacht hatten.
Je nach Stimmung können Sie die zusätzliche Arbeitsbelastung direkt ansprechen. Damit signalisieren Sie: „Ich habe das auf dem Schirm.“ Und Sie erleichtern es Mitarbeitenden, eine Überlastung anzusprechen, falls es sie beschäftigt.
Nehmen Sie Druck raus
Es kann sein, dass einzelne Mitarbeitende stark auf eine Todesnachricht reagieren.
- Neben einer engen Bindung zur verstorbenen Person spielen vielleicht eigene Ängste eine Rolle,
- oder es melden sich plötzlich (und im Arbeitskontext für viele Menschen unpassend) eigene schmerzhafte Erfahrungen.
Das können Sie als Führungskraft nicht vermeiden, und in vielen Fällen reicht es als Reaktion eventuell schon, wenn Sie Druck aus dem aktuellen Arbeitstag rausnehmen.
Das gilt erst recht, wenn das Team gerade in einer kritischen Projektphase steckt oder anderweitig „unter Strom“ steht.
Thematisieren Sie das.
„Überleg, was Du heute benötigst“ oder „Bei all dem Druck, den wir gerade wegen Projekt X haben: Ein Kollege ist gestorben. Das darf uns erschüttern.“ Solche Sätze können entlastend wirken und ein Gespräch möglich machen, was heute geht und was bis morgen warten kann.
Schlagen Sie etwas vor, das das Team gemeinsam tut
Nachdem Sie Informationen gegeben haben, braucht es vielleicht Raum für Fragen und vor allem Reaktionen – egal wie sie ausfallen.
Machen Sie dann einen Vorschlag, was das Team gemeinsam tun könnte. Richtig ist das, was zum Team passt. Hier einige Standard-Reaktionen
- Bereiten Sie eine gemeinsame Kondolenzkarte vor
- Überlegen Sie, ob Sie den Hinterbliebenen Blumen schicken möchten.
- In manchen Unternehmen ist ein Gedenkort passend, oder ein Abschiedsbuch, das später die Hinterbliebenen bekommen.
- Gerade, wenn die verstorbene Person Familie hatte oder Kinder hinterlässt: Es gibt Teams/Kollegien, die der Familie Geld spenden.
- Manche Teams möchten die Beisetzung besuchen (bitte mit den Zugehörigen besprechen) oder einen eigenen Abschied gestalten.
Recht auf Privatsphäre einhalten – auch von Kolleg:innen
Wenn bei einem Todesfall im Unternehmen Kolleg:innen mit freundschaftlichen Banden zur:zum Verstorbenen gibt, kennen diese eventuell mehr Details als Sie, und sind bereit, darüber im Kollegium zu sprechen. Als Führungskraft können sie sich entscheiden, auf die Privatsphäre des:der Verstorbenen und der An- und Zugehörigen hinzuweisen.
Ein Hinweis, den Sie geben können, ist beispielsweise: Die Hinterbliebenen haben ein (zumindest moralisches) Anrecht darauf, zu bestimmen, welche Informationen über das Sterben des geliebten Menschen die Runde machen.
Recht auf Nicht-Wissen würdigen
Nicht alle Mitarbeitenden wollen mit Details zum Tod und Sterben eines anderen Menschen konfrontiert werden, gerade im Arbeitsumfeld.
Unabhängig von den Gründen haben Arbeitnehmende ein Recht darauf, nicht mehr Details erfahren zu müssen, als für die Aufgabenerfüllung im beruflichen Kontext wichtig ist.
Respektieren Sie diese Haltung öffentlich, damit sie nicht zu Irritationen im Team führt.
Finden Sie gemeinsam mit den Menschen in Ihrem Team eine Regelung, wie andere Kolleg:innen trotzdem Anteilnahme zeigen können.
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Sonderfall: ehemaliger Kollege / ehemalige Kollegin stirbt
Diese Leitplanken denken vom Tod eines aktiven Kollegen / einer aktiven Kollegin aus. Stirbt ein ehemaliger Mitarbeiter / eine ehemalige Mitarbeiterin, betrifft der Todesfall möglicherweise nur einen Teil der Belegschaft. Berücksichtigen Sie das eventuell bei der Kommunikation ins Team hinein, indem Sie die Gruppen für die Gespräche eventuell anders zusammensetzen.
Geben Sie neuen Kolleg:innen die Gelegenheit, etwas über das berufliche Erbe der Person zu erfahren: Sie hat damals das CRM eingeführt, mit dem wir arbeiten. Er hat diesen Prozess eingeführt und immer weiter verbessert. Sie war diejenige, die an jeden Geburtstag gedacht hat. Ihm war die gute Betreuung von uns als Azubis besonders wichtig.
Sonderfall Suizid
Beim Tod durch Suizid wiegt das Gebot der Verschwiegenheit noch schwerer. Hier empfiehlt sich eine besondere Wertschätzung des oder der Verstorbenen, verbunden mit einer Kommunikation, die explizit auf die Rechte der Hinterbliebenen nach Privatsphäre hinweist.
- „Auch wenn X gestorben ist, stehe ich als seine:ihre Führungskraft im Vertrauensverhältnis“ oder „halte mich an die Vertraulichkeit. Ich hoffe, Sie verstehen, dass ich dazu nichts sagen darf.“
- Appellieren Sie explizit an den Respekt gegenüber dem:der Verstorbenen: „Ich bitte Sie, aus Respekt vor (Name des Verstorbenen) und den Hinterbliebenen darüber nicht zu spekulieren.“
Der Umgang mit dem Suizid eines Teammitglieds erfordert besondere Sorgfalt – wenden Sie sich in diesem Fall bitte an einen Trauerbegleiter und beziehen Sie die interne Kommunikation in den Prozess ein.
Sonderfall Arbeitsunfall
Bei einem Todesfall durch einen Arbeitsunfall könnte bei Kolleg:innen ein Unsicherheitsempfinden entstehen, das Sie unbedingt adressieren sollten. Eine Entschuldigung bei den Hinterbliebenen wie auch Kolleg:innen kann ratsam sein.
Ein Arbeitsrechtler wird Ihnen davon vermutlich abraten, da eine Entschuldigung als Schuldeingeständnis gewertet ist. Als Gegenposition: Eine klare Kommunikation wirkt dem Eindruck entgegen, es würden Dinge verschleppt oder vertuscht. Damit verhindern Sie Schaden an der Loyalität der Mitarbeitenden.
Beachten Sie auch hier den Balanceakt zwischen Vertraulichkeit und Informationsbedürfnis.
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